在企业的日常运营与管理中，所累积的数据不仅体量庞大，而且种类繁多，存储方式更是五花八门，难以实施统一的监管与控制。这些数据涵盖了多个层级，从可自由流通的公开信息，到仅限于内部使用的低安全级别但非公开资料（诸如客户名录、组织架构蓝图等），再到直接影响企业核心业务运作的机密信息（如供应链详情、客户合同档案等），乃至那些关乎企业生死存亡的高度绝密资料（例如产品设计蓝图、核心软件源代码等）。
一旦这些敏感数据发生泄露，不仅会对企业的经济利益造成重创，还可能使企业面临严峻的法律责任。以金融与商业领域为例，保护个人信息如姓名、联系方式、社会保险号码、账户信息及财务细节至关重要；同样，医疗领域也需确保患者记录中的同类敏感数据不被非法获取，一旦泄露，其后果将是灾难性的。
敏感数据外泄的常见途径包括：
将企业内部文件擅自复制到个人USB闪存盘或云存储服务中；
在社交媒体平台（如微博、知乎等）发布不当内容或评论，无意间泄露敏感信息；
在电子邮件正文中直接包含敏感数据；
利用微信等即时通讯软件传输含有秘密内容的消息及文件；
通过打印机输出涉密文档，留下物理泄露的风险；
为了有效应对这一挑战，首要任务是识别并定位敏感数据。数据防护系统能够智能地分类和标记分布在各个终端的数据，包括其类型、名称及敏感度等级，并通过深度内容分析，预防主动泄露或意外丢失，确保数据的合法合规使用。
接下来，系统会对识别出的敏感文件进行加密处理。通过快速扫描终端上的所有文档，识别出含有特定敏感类别的数据，并实施即时加密。此外，当用户进行文件的创建、复制或编辑操作时，只要涉及敏感信息，系统也会自动加密，为文件安全加上一道坚实的防线。
为防止敏感数据通过不同渠道外泄，严格控制了敏感文档的传输途径，无论是通过即时通讯软件、云存储上传还是USB设备拷贝，都能有效拦截。同时，系统会对敏感文件操作进行备份与警报通知，并监控剪贴板内容，防止未授权操作带来的数据泄露风险。
对于打印环节，同样提供了全面的管控方案。它能够管理虚拟、共享、本地及网络打印机的使用权限，并检测打印内容是否包含敏感信息，从而限制用户打印敏感文档，从物理层面阻断了数据泄露的可能性。
最后，在电子邮件管理方面，实时监控包含敏感信息的邮件流转，详细记录邮件发送方、接收方、敏感内容、发送时间以及策略匹配情况等关键信息。一旦发现违规发送行为，系统会立即采取措施，如阻断发送、记录审计日志、发送告警通知，确保员工邮件行为符合安全规范，全面守护企业的数据安全。
